Interne Untersuchungen im Unternehmen
Wenn aus einem Hinweis ein Verdacht wird, braucht es Fakten. Wir bereiten die Daten der betroffenen Bereiche forensisch auf, Ihr Untersuchungsteam prüft gezielt und jeder Schritt bleibt dokumentiert.
- Frist für die Eingangsbestätigung einer Meldung nach § 17 HinSchG
- 7 Tage
- bis zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person
- 3 Monate
- Aufbereitet wird nur, was Personen, Zeitraum und Verdacht betrifft
- Gezielt
- Jeder Zugriff im Untersuchungsteam wird festgehalten
- Protokoll
Zwischen Hinweis und Klarheit liegen viele Daten.
Und wenig Zeit.Seit dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Geht eine Meldung ein, laufen Fristen: Die Eingangsbestätigung muss spätestens nach sieben Tagen erfolgen, eine Rückmeldung zu ergriffenen Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten. Wer in dieser Zeit klären will, ob an einem Vorwurf etwas dran ist, braucht schnellen Zugriff auf die richtigen Daten.
Diese Daten sind selten übersichtlich. Ein Verdacht auf Untreue, Korruption oder den Abfluss von Geschäftsgeheimnissen betrifft meist mehrere Personen, deren Kommunikation über Postfächer, Chats und Laufwerke verteilt ist. Gleichzeitig verlangt der Datenschutz, dass nicht mehr gesichtet wird, als der konkrete Verdacht erfordert.
Für interne Untersuchungen bereiten wir genau die Daten auf, die Sie festlegen, und machen sie im Inspector durchsuchbar. Bei reinen Postfachfragen genügt oft eine E-Mail-Auswertung. Steht ein Gerichtsverfahren im Raum, arbeiten wir auch direkt mit Ihrer Kanzlei zusammen.
Was im Untersuchungsteam passiert.
Werkzeuge, die zum Verdacht passen.- 01
Eingrenzung vorab
Personen, Zeitraum und Datenquellen legen Sie vor der Aufbereitung fest. Aufbereitet wird nur, was innerhalb dieses Rahmens liegt.
- 02
Fragen in Alltagssprache
Im KI-Modus fragen Sie etwa nach Kontakten zu einem bestimmten Lieferanten. Jede Antwort nennt ihre Quellen, damit sich der Befund am Original prüfen lässt.
- 03
Abgewandelte Fassungen
Veränderte Versionen eines Dokuments, etwa einer Rechnung oder eines Angebots, werden erkannt. Was sich zwischen zwei Fassungen geändert hat, ist auf einen Blick zu sehen.
- 04
Geldflüsse prüfen
Bei Verdacht auf Untreue oder Scheinrechnungen führt der Tracer Kontoauszüge zusammen und zeigt, über welche Konten Zahlungen weitergeleitet wurden.
- 05
Getrennte Rollen
Untersuchungsleitung, Prüfer und externe Berater erhalten unterschiedliche Rechte. Wer nur begutachtet, sieht nur die dafür freigegebenen Markierungen.
- 06
Lückenloses Protokoll
Jede Markierung, jeder Zugriff und jeder Export wird mitgeschrieben. Die Untersuchung bleibt so auch gegenüber Datenschutz, Betriebsrat oder Gericht nachvollziehbar.
Eine Frage, eine belegte Antwort.
Der KI-Modus im Beispielfall CASE-JKL1.Gefragt ist, ob Valentin Mayer und Mariana Peterson in Kontakt standen. Der KI-Modus durchsucht 1.731.310 Objekte und antwortet mit 14 direkten E-Mails aus dem Juni 2004.
- 01
Ein einziger Thread
Der Kontakt läuft nur über „Revised Letter“, zwei der Nachrichten drehen sich um Interconnect-Mengen.
- 02
Belege daneben
Eine E-Mail, ein Vermerk und ein Audiomitschnitt stützen die Antwort, jeweils mit Datum.
- 03
Zurück in den Bestand
Jeder Beleg öffnet sich im Inspector, die Passage im Mitschnitt beginnt bei 14:20.
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Von der Meldung zum Ergebnis.
Vier Schritte einer internen Untersuchung.- 01
Rahmen festlegen
Mit Ihrer Untersuchungsleitung klären wir, welche Personen, Zeiträume und Quellen betroffen sind. Die Beteiligung von Datenschutz und Betriebsrat stimmen Sie intern ab, bevor Daten fließen.
- 02
Daten sichern und übergeben
Ihre IT stellt Postfächer, Laufwerke oder Geräteimages bereit. Wir übernehmen sie mit Hashwert und arbeiten auf forensischen Kopien, die Originale bleiben unberührt.
- 03
Gezielt prüfen
Ihr Team sucht im Inspector nach Belegen für und gegen den Verdacht und markiert Funde. Entlastende Dokumente gehören ebenso zum Ergebnis wie belastende.
- 04
Bericht und Folgemaßnahmen
Funde exportieren Sie als Bericht mit Quellenangaben, etwa als Grundlage für die Rückmeldung an die hinweisgebende Person oder für arbeitsrechtliche Schritte.
Was die Untersuchung hinterlässt.
Eine Grundlage für Entscheidungen.Am Ende einer internen Untersuchung steht eine Entscheidung: einstellen, nachsteuern oder eskalieren. Dafür braucht es Belege, deren Herkunft niemand anzweifeln kann.
- Bericht
- Befund mit QuellenangabeJede Aussage verweist auf ein konkretes Dokument.
- Export
- Relevante Mails als PST-ArchivFür Kanzlei, Behörde oder ein späteres Verfahren.
- Umfang
- Dokumentierte EingrenzungWelche Personen, Zeiträume und Quellen einbezogen waren.
- Protokoll
- Audit-Log der UntersuchungWer wann worauf zugegriffen und was markiert hat.
- Integrität
- Hashwerte aller QuellenZu Beginn erfasst, vor jedem Export abgeglichen.
Warum Unternehmen uns hinzuziehen.
Für Untersuchungen, die halten müssen.- 01
Unabhängige Aufbereitung
Die technische Aufbereitung liegt bei einem externen Dienstleister statt bei der eigenen IT. Das stärkt die Glaubwürdigkeit, gerade wenn Führungskräfte betroffen sind.
- 02
Datenminimierung eingebaut
Durch die Eingrenzung vorab und Rollen pro Fall sieht jede Person nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
- 03
Bereit für den nächsten Schritt
Wird aus der Untersuchung ein Verfahren, liegt der Bestand schon forensisch aufbereitet vor. Kanzlei oder Behörde können direkt weiterarbeiten.
Fragen zu internen Untersuchungen.
Zwischen Hinweis, Datenschutz und Beweis.Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Das hängt vom Einzelfall ab, etwa von Regeln zur privaten Nutzung, vom Verdachtsgrad und von Betriebsvereinbarungen. Die rechtliche Prüfung übernehmen Ihre Rechtsabteilung oder Ihre Kanzlei. Wir sorgen dafür, dass die technische Umsetzung den festgelegten Rahmen einhält und dokumentiert ist.
Das Gesetz verlangt, dass Meldungen geprüft und Folgemaßnahmen ergriffen werden, mit einer Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten. Lässt sich ein Hinweis nur anhand großer Datenmengen prüfen, macht eDiscovery diese Frist realistisch.
Ja. Ihre IT kann Postfächer und Laufwerke selbst exportieren. Wichtig ist, dass die Exporte vollständig sind und unverändert bei uns ankommen. Den Hashwert erfassen wir bei der Übernahme.
Auch dann ist die Untersuchung dokumentiert. Der Bericht zeigt, welche Quellen geprüft wurden und warum sich der Vorwurf nicht belegen ließ. Das schützt die betroffenen Beschäftigten und das Unternehmen gleichermaßen.
Zugriff haben nur die Personen, die Sie benennen, jeweils mit eigener Rolle. Die Daten liegen auf einem Sichtungslaptop ohne Netzwerk oder im Sinacluster in deutschen Rechenzentren, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Wenn es weitergeht.
Leistungen für die nächsten Schritte.Haben Sie einen Fall auf dem Tisch?
Schildern Sie Datenmenge, Quellen und Frist. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Einschätzung zu Ablauf und Aufwand.Die Menschen hinter Explorer, Inspector und Tracer. Ihre Anfrage landet direkt bei uns in Bad Soden am Taunus.
